Recepção e call center

A recepção cuida da agenda, da chegada dos pacientes e do cadastro.

No sistema, a recepção:

• marca, remarca e cancela atendimentos;
• confirma presença e registra a chegada do paciente, com o token da Assim;
• cadastra pacientes, responsáveis, convênios e planos de atendimento;
• emite a declaração de comparecimento;
• configura as escalas dos profissionais.

Call center: usa as mesmas telas de agenda e de pacientes. Não altera as escalas nem as configurações da agenda, não cria planos de atendimento e não unifica cadastros. O resto deste capítulo vale igual.

A agenda do dia

Clique em Agenda e depois em Agenda do dia. Cada coluna é um profissional, e cada bloco colorido é um atendimento. A cor mostra a situação do atendimento.

Na lateral esquerda você encontra:

• Buscar agendamento: digite o nome, CPF, código ou celular do paciente;
• o calendário do mês, para mudar de dia;
• Pacientes esperando: quem já chegou e a hora em que chegou;
• Lista de espera: quem quer uma vaga. Anote o nome e o contato e clique em Adicionar à lista;
• Recados do dia.

Os botões Dia, Semana e Mês mudam a visão. Para ver só alguns profissionais, use Profissionais.

Crianças do ABA

• A criança do ABA tem o selo roxo ABA ao lado do nome na lista de Pacientes e na agenda (ao parar o mouse sobre o atendimento e no bloco do grupo).
• O acolhimento ABA (o primeiro encontro da família com a supervisão) é marcado pela administração, em outra tela. Na agenda da supervisora, o horário aparece ocupado, como Bloqueado: Acolhimento ABA, e não dá para marcar nada por cima. Não apague esse bloqueio em Horários bloqueados: quem cancela ou remarca o acolhimento é a administração.
• A recepção não vê a lista de acolhimentos nem o conteúdo do PTI das crianças.

Marcar um atendimento

1. Clique em Novo agendamento, ou clique direto no horário vazio na coluna do profissional.
2. Em Paciente, comece a digitar o nome e escolha na lista.
3. Escolha o Profissional, a Data e a Hora inicial. A hora final é calculada pelo procedimento.
4. Escolha o Procedimento (aparecem só os que o profissional atende; se aparecer o aviso de que ele não tem procedimentos cadastrados, peça ao administrador para marcar em Cadastros > Profissionais) e o Convênio. Se o paciente tiver um convênio só na ficha, ele já vem escolhido. Paciente com várias terapias no mesmo dia: marque um atendimento para cada profissional.
5. Se for uma série (por exemplo, toda segunda e quarta), marque Repetição e diga até quando ou quantas sessões.
6. Clique em Cadastrar horário.

O sistema avisa se o horário está fora da escala do profissional, se bate com outro atendimento ou se a carteirinha está vencida. Leia o aviso antes de continuar.

Sessão em grupo

Alguns procedimentos são feitos em grupo (até 4 crianças na mesma hora, por exemplo). Ao marcar um deles, aparece a caixa Sessão em grupo (até N crianças): marque-a para a criança entrar no grupo daquele horário. Na agenda, o grupo aparece como um bloco só ("GRUPO 3/4"), com o nome de cada criança e uma bolinha na cor do status dela.

• Clique no bloco para ver as crianças. Cada uma abre o próprio atendimento (status, token, guia), como sempre.
• + Adicionar criança abre o novo agendamento com o horário e o procedimento do grupo já preenchidos.
• Grupo cheio: o sistema oferece Marcar como encaixe para uma criança a mais. Depois disso, não cabe mais ninguém.
• Falta ou cancelamento libera a vaga.
• Todas as crianças do grupo entram no mesmo horário (início e fim iguais) e no mesmo procedimento; convênios diferentes podem ficar juntos.

Mudar a situação do atendimento

Clique no atendimento na agenda. A janela mostra os dados e os botões da próxima situação possível.

O caminho normal é este:

Também há Não compareceu e Cancelado. Para cancelar, o sistema pede o motivo.

• Enquanto o atendimento está Agendado ou Confirmado, dá para editar e usar Remanejar (trocar dia, hora ou profissional).
• O Histórico de status mostra quem mudou cada situação e quando.
• Errou a situação? Só o administrador consegue usar Desfazer último status.

Declaração de comparecimento

Com o paciente em Esperando, Em atendimento ou Finalizado, a janela do atendimento mostra o botão Declaração de comparecimento. Confira o texto e clique em Emitir declaração. O PDF abre para imprimir.

Imprimir a guia para o paciente assinar

Nos atendimentos de convênio com guia TISS (a Assim), o menu Imprimir da janela do atendimento tem:

• Imprimir guia: gera a guia do atendimento e abre o PDF para imprimir e o paciente assinar. Imprimir de novo reimprime a mesma guia (o mesmo número).
• Editar/Imprimir guia: abre a guia do atendimento (gera, se ainda não existe) inteira, nos blocos da guia SP/SADT com o número de cada campo. No alto aparece o que falta conferir (por exemplo, carteirinha vencida); o que estiver faltando ou vencido fica em vermelho.
  • Na própria guia você corrige o que é da sessão: o profissional solicitante (o médico que pediu a terapia) e o token (campo 58).
  • No cadastro: os botões Carteirinha e Nome (bloco Beneficiário) abrem o cadastro do paciente na própria janela, e Cadastro do médico (bloco Solicitante) abre o do médico. Ao gravar o cadastro, a guia é atualizada sozinha, sem perder o solicitante e o token que você corrigiu nela, e a próxima guia já sai certa.
  • A data e a hora inicial e final vêm do horário marcado na agenda (não do "Iniciar atendimento"): se a sessão foi em outro dia ou horário, corrija o agendamento. Procedimento, valor, profissional executante e dados da clínica aparecem com "corrigir com o faturamento".
  • Gravar só salva; Gravar e imprimir salva e abre o PDF. Guia que o faturamento já pôs em lote só reimprime.
• Guias das próximas sessões: lista as próximas sessões do mesmo plano do paciente (até 60 dias), já marcadas. Desmarque as que não quiser e clique em Gerar e imprimir: sai um PDF só, uma guia por página.

• Se o token já foi informado, ele sai impresso na guia. Se a guia foi impressa antes, o token informado na chegada entra na guia sozinho.
• Se o atendimento for cancelado, se o paciente não comparecer ou se o atendimento for remanejado, a guia é cancelada. Para o novo horário, imprima a guia de novo.
• O faturamento só manda a guia para a Assim depois que o atendimento é finalizado.

Cadastrar um paciente

1. Clique em Pacientes.
2. Antes de cadastrar, procure pelo nome, CPF ou celular em Buscar…, para não criar um cadastro duplicado.
3. Clique em Novo paciente.

4. Preencha os Dados. O CPF é obrigatório. Se o paciente não tiver, informe o motivo (por exemplo, "Criança").
5. Clique em Gravar.

A ficha do paciente tem abas. As mais usadas pela recepção:

Responsáveis: pai, mãe ou outro responsável, com telefone, e se recebe os relatórios.

Convênios: o convênio, a carteirinha e a validade. A carteirinha vai na guia da Assim; confira com cuidado.

Planos de atendimento: cada especialidade que o paciente faz (por exemplo, Psicologia ABA com a Assim) e quem é o profissional responsável. Sem plano ativo não dá para agendar. Clique em Novo plano para criar.

Cadastro em dobro? Use Unificar cadastro duplicado na ficha. O sistema junta os dois cadastros num só, sem perder histórico.

Em Pacientes também ficam Aniversariantes e Imprimir etiquetas.

Escalas dos profissionais

A escala diz em que dias e horários cada profissional atende. Clique em Agenda e depois em Configurar escalas. Em seguida escolha o profissional.

• Em cada dia, ajuste o Início e o Fim. Use Adicionar período se houver intervalo (por exemplo, manhã e tarde).
• Clique em Gravar escala.
• Exceções e feriados: um dia em que o profissional não atende ou atende em outro horário. Marque Feriado para valer para todos.
• Horários bloqueados: um intervalo sem atendimento (reunião, curso).
• Reservas de horário: um horário guardado para um tipo de atendimento (por exemplo, avaliação ABA).

Em Agenda → Configurações da agenda ficam o horário da clínica, o almoço e o tempo padrão de cada horário.

Dúvidas comuns

• O sistema não deixa marcar. Leia a mensagem. As causas mais comuns são: horário fora da escala, horário ocupado, paciente sem convênio na ficha e carteirinha vencida.
• Onde ponho o token da Assim? Ao mudar para Esperando, quando o paciente chega. Cada token só vale para um atendimento: o sistema avisa se ele já foi usado.
• Onde anexo a autorização da Assim? Na mesma caixa do token, ao marcar Esperando: clique em Escolher arquivo (PDF ou foto). Se o portal estiver fora, marque Esperando sem o arquivo e anexe depois na janela do atendimento (Anexar autorização). Anexou o arquivo errado? Use Trocar arquivo. Sem a autorização, a guia fica com pendência no faturamento.
• Marquei "Não compareceu" por engano. Peça ao administrador para usar Desfazer último status.
• Não aparece "Imprimir guia". A guia só existe para convênio com guia TISS (particular não tem) e para atendimento que ainda vale (não cancelado, sem falta, não remanejado). O call center não imprime guia.